Recorddrukte bij een krimpende beroepsgroep.
1.181 notarissen passeerden in 2025 ruim 2 miljoen akten — een record — terwijl het aantal notarissen daalt en de dubbele vergrijzing elke zaak zwaarder maakt (KNB, maart 2026).
Sigillum voor notariskantoren
Meer dossiers afronden zonder uw team verder op te rekken.
Sigillum is software voor notariskantoren die onder personeelsdruk grip willen houden op werkvoorraad, dossiersturing, WWFT-gerelateerde controles en productie — met digitale ondersteuning die voorbereidt en opvolgt, terwijl beoordeling en passeren bij de notaris blijven.
2,0 mln akten
gepasseerd in 2025 — een record (KNB)
1.181 notarissen
en dalend, per 1-1-2026 (KNB)
29,7% van de bedrijven
zet automatisering of AI in tegen het personeelstekort (CBS)
Automatisering is hét antwoord op het tekort geworden.
29,7% van de bedrijven zet inmiddels automatisering of AI in tegen personeelstekort — het heeft aantrekkelijk werkgeverschap verdrongen als oplossing nummer één (CBS).
Elke statusvraag uit de keten landt bij uw schaarste.
Kopers, makelaars en adviseurs moeten bellen voor status, en aflosnota's laten bij banken twee tot vier weken op zich wachten. Elk van die telefoontjes komt terecht bij medewerkers die u juist op dossiers nodig heeft.
Waar zit de FTE-winst?
Vier plekken waar dossierwerk vandaag tijd lekt — en hoe Sigillum die terugwint.
Losse AI-tools staan náást uw dossiersysteem. Bij Sigillum zit de ondersteuning ín het pakket: AVG-bewust, met audit-trail en met de digitale akte en elektronische volmacht als wettelijke rugwind.
De dossier-autopilot
Een stuk komt binnen, wordt herkend, de workflowstap vinkt zichzelf af en de juiste brief gaat automatisch uit. Het dossier rijdt zichzelf en piept alleen wanneer menselijk oordeel nodig is — elke actie herleidbaar in het logboek.
Zie het scherm in de rondleidingKetenpartnerzicht en automatische stukkenopvraag
Makelaars, adviseurs en banken zien zelf de status in plaats van te bellen, en het systeem vraagt aflosnota, koopovereenkomst en volmacht zelf op — met rappel wanneer een reactie uitblijft.
Bekijk de modulesHet passeerklaar-stoplicht
Eén overzicht per dossier dat groen, oranje of rood zegt over narecherche, registers, WWFT, stukken, gelden en bewaring. Het verschil tussen hopen dat niets vergeten is en zekerheid.
Zie signalering in de rondleidingKoopovereenkomst in, dossier uit
De koopovereenkomst als PDF erin; partijen, object, prijs en datums worden herkend en het dossier met intake staat vooringevuld — met menselijke controle boven elke overname.
Zie de herkenning in de rondleiding
Wat dat per rol kan opleveren
Onze modelinschatting van de tijdwinst per rol bij volledig ingericht gebruik: notaris
~160–450 uur/jaar, kandidaat ~125–470, medewerker ~290–720. Hoeveel u er zelf van merkt hangt
af van hoe gedigitaliseerd u nu al werkt, en bij complexe dossiers kan de winst voor de
notaris richting nul lopen. Onderbouwde schatting, geen meting — meten doen we samen in uw
eigen praktijk.
Onder menselijke regie
Automatisering bereidt voor, signaleert en volgt op; beoordeling en passeren blijven
bij de notaris.
Ook de voordeur voor uw cliënten
Cliënten starten via de publieke dossierstart zelf een aanvraag die mét context bij uw
kantoor landt. Bekijk de cliënt-instap.
Overstappen en blijven
De twee vragen die vóór de features komen.
Een notariskantoor kiest geen pakket op functies. Het kiest op: kom ik erin, en kom ik er weer uit als het misgaat.
In één keer over, met de uitkomst vooraf in beeld
Uw volledige administratie verhuist in één overgang mee: relaties, dossiers, repertorium, documenten, facturen en uren. Geen maanden dubbel bijhouden, geen half systeem, geen tussenperiode waarin niemand weet waar iets staat.
Wat de overstap voorspelbaar maakt, is dat u hem ziet vóórdat hij gebeurt. We draaien de migratie eerst als proef en u krijgt per regel te zien wat er gaat gebeuren: wat wordt aangemaakt, wat wordt bijgewerkt, en waar iets niet klopt — met de reden erbij. Klopt het beeld, dan zetten we door. Klopt het niet, dan passen we aan en draaien we opnieuw. Ook ná het doorzetten blijft het terug te draaien.
En het is ons werk, niet dat van uw secretariaat.
Bekijk de overstapmoduleEn u komt er weer uit
Uw gegevens blijven van u: exporteerbaar in een open formaat, met een vastgelegde exit-regeling en afspraken over continuïteit. Voor een notaris met protocolverantwoordelijkheid is dat geen bijzaak maar een voorwaarde.
Lees hoe continuïteit is geregeldDe cliënt levert aan, u beoordeelt
Cliënten starten zelf, doorlopen een begeleide intake en uploaden hun stukken. Uw team krijgt een ingevuld dossier ter beoordeling in plaats van een leeg formulier en een reeks mails. Goedkeuren of terugsturen blijft bij het kantoor.
Bekijk de cliënt-instap
Opleiden als tweede antwoord
Minder mensen nodig — en de mensen die u vindt sneller productief.
Het personeelstekort vraagt om meer dan automatisering alleen. Daarom zit er een volledige leeromgeving ín het pakket: leerpaden per rol, een begrippenbank en oefencasussen, kennistoetsen met certificaten, praktijkbeoordeling, dagelijkse herhaling, een AI-tutor onder menselijke regie, een PE-dashboard voor het hele kantoor en software-tutorials. Zo leidt u zij-instromers zelf op, in het werkritme van het kantoor.
Zelf opleiden in plaats van wachten op de markt
Leerpaden per rol — van kernbegrippen en oefencasussen tot praktijkbeoordeling — maken nieuwe collega's stap voor stap inzetbaar op echt dossierwerk.
Aantoonbaar bekwaam, niet alleen aanwezig geweest
Kennistoetsen, certificaten en een bekwaamheidsmatrix laten zien wie waarvoor inzetbaar is — en wanneer het tijd is om bekwaamheid opnieuw aan te tonen.
Kennis op peil in het werkproces, niet op een cursusdag
Het werk zelf brengt de leerstof aan: opent iemand een onderdeel, dan verschijnt de module die daarbij hoort — één keer, met een rustperiode erna, en weg te klikken. Aangevuld met dagelijkse herhaling van begrippen die zichzelf plant op basis van wat u wél en niet onthoudt.
Een tutor die weigert te antwoorden zonder bron
De AI-tutor krijgt uitsluitend genummerde bronnen mee en moet er in zijn antwoord naar verwijzen. Elk antwoord gaat daarna langs een vaste controle die een niet-onderbouwd antwoord tegenhoudt vóórdat iemand het te zien krijgt. Geen belofte over goed gedrag, maar een grendel in de software.
PE-overzicht en leerbeheer in eigen hand
Een kantoorbreed PE-dashboard, eigen beheer van begrippen, casussen en leerpaden, en software-tutorials waarmee nieuwe collega's ook het pakket zelf snel leren.
Logische invoerroute
De meest geloofwaardige route is meestal niet AI eerst.
Veel kantoren beginnen bij de druk die al budget en urgentie heeft: compliance, dossieroverzicht en overdraagbaarheid. Pas daarna wordt bredere workflow en digitale ondersteuning echt waardevol.
1. Begin bij compliance en dossierregie
Breng WWFT, controles en dossierstatus dichter op het werkmoment waar teams nu tijd
verliezen.
2. Breid uit naar workflow en productie
Als de basis rustiger loopt, wordt bredere standaardisatie in overdracht en afhandeling
haalbaar.
3. Voeg ondersteuning toe onder menselijke regie
Samenvatten, terugvinden en voorbereiden kunnen helpen, maar beoordeling en besluitvorming blijven
menselijk.
Wanneer uw team vooral tempo verliest in samenhang en overdracht.
- Als dossiers tussen intake, controles en productie te vaak context verliezen
- Als kantoorleiding meer grip wil op voortgang zonder extra noodgrepen of losse lijstjes
- Als ervaren mensen te veel tijd kwijt zijn aan zoeken, afstemmen of herstellen
Wanneer u vooral iets anders zoekt dan een werkritme voor dossiers en teams.
- Als u alleen een losse consumentenportal of alleen een prijsoverzicht zoekt
- Als u geen ruimte wilt maken voor een gerichte demo of scopespiegeling aan uw praktijk
- Als het knelpunt niet in voortgang, overdracht of werkdruk zit maar vooral buiten deze laag ligt
Vertrouwen vooraf
Ook geheimhouding, WWFT en dataregie horen vroeg op tafel.
Een eerste demo gaat niet alleen over schermen. Kantoren willen meestal ook weten hoe Sigillum omgaat met art. 22 Wna geheimhouding, AVG/GDPR, verwerkersafspraken, DPIA, logging en de randvoorwaarden rond WWFT, BIO en NIS2.
Founding partner
Het eerste klantverhaal schrijven we samen — geen verzonnen quotes, wel een meetprotocol.
We publiceren pas referenties met toestemming en context. Tot die tijd bieden we iets beters dan een logo-muur: word founding partner, bepaal mee waar automatisering het eerst landt en meet samen met ons wat het uw kantoor oplevert.
Volgende stap