Software voor notariskantoren

Meer akten, minder handen. Zo houdt uw kantoor elk dossier in beeld.

Het notariaat passeert meer akten dan ooit, met minder notarissen. Sigillum zet dossiers, partijen, stukken en Wwft-onderzoek in één werkomgeving: uw medewerkers zien wat er nog moet gebeuren, de notaris beoordeelt en passeert. Partijen, koopsom en passeerdatum legt uw kantoor één keer vast; ze komen terug in het dossier, in het invulformulier van de akte en in de nota.

Plan een demo Bekijk de rondleiding Bekijk de videopresentatie

Andere kantoren zien uw dossiers niet, en uw gegevens blijven van u. Toegang, gegevens en continuïteit

Sigillum is nieuw. We zoeken kantoren die vanaf het begin meedoen en meebepalen wat er eerst komt. Meld uw kantoor aan

Waarom nu

Ruim 2 miljoenakten in 2025, een record
1.181notarissen op 1 januari 2026, zestien minder dan een jaar eerder
10 juli 2027vanaf dan geldt de Europese antiwitwasverordening (AMLR) rechtstreeks

Bron: KNB, jaaroverzicht akten 2025 en ledencijfers van 1 januari 2026; Verordening (EU) 2024/1624.

Waarom Sigillum, en waar u op let bij overstappen

Elk dossier van intake tot passeren op één plek.

Het dossieroverzicht in Sigillum voor een fictief kantoor: de dossiers per fase van intake tot gepasseerd, met per dossier de passeerdatum, de termijnstand en hoeveel partijen compleet zijn — Het dossieroverzicht: elk dossier per fase, met passeerdatum, termijnstand en hoeveel partijen compleet zijn. Echt scherm met demonstratiegegevens. Bekijk het volledige scherm

Toegang, gegevens en continuïteit

Uw geheimhoudingsplicht gaat voor.

Andere kantoren zien uw dossiers niet Toegang per kantoor en per rol. Cliënten, erfgenamen en ketenpartners werken in een apart portaal. Sigillum legt vast wie inlogt en wie wat doet in het cliëntonderzoek.
Waar uw gegevens staan U installeert niets; Sigillum werkt in de browser. Vanaf de start van uw kantoor staan uw dossiers en documenten in een Nederlands datacenter. De verhuizing daarnaartoe loopt nog.
Uw gegevens blijven van u Uw gegevens zijn exporteerbaar in een open formaat. Hoe u stopt en wat er met uw dossiers gebeurt, bespreken we vooraf met u.

Notarissen noemen veiligheid de grootste drempel om verder te digitaliseren (KNB-enquête, juli 2026). Daarom gaat beveiliging bij ons voor: elke maand controleren we de beveiliging van het platform, en een beveiligingsupdate brengen we uit zodra hij nodig is. Elke vier maanden komt er een nieuwe versie. Lees meer op Veiligheid en in de antwoorden op leveranciersvragen.

Drie dingen die elke dag op een kantoor gebeuren.

Weten hoe een dossier ervoor staat

Een makelaar belt over de voortgang. Uw medewerker opent het dossier en ziet de fase, de geplande passeerdatum en welke partij nog iets moet aanleveren.

Stukken binnenkrijgen

Bank, makelaar of adviseur krijgt een eigen link en levert het gevraagde stuk daar aan. Blijft het uit, dan stuurt Sigillum een herinnering.

Een akte voorbereiden

Uw medewerker kiest een model. Partijen, object, koopsom en passeerdatum komen uit het dossier, met bij elk veld waar het vandaan komt.

Wat uw medewerker doet, wat Sigillum doet, en wat u controleert.

Een fictief dossier voor levering en hypotheek in Sigillum: voortgang, geplande passeerdatum, de fase in behandeling, een rode passeerklaarmelding omdat de Wwft-beoordeling ontbreekt, en de drie partijen met hun controles — Bovenaan elk dossier: fase, passeerdatum en wat het passeren nog tegenhoudt. Bekijk het volledige scherm

Een vraag over de voortgang

Uw medewerker: zoekt het dossier op dossiernummer of omschrijving en geeft de stand door.
Sigillum: toont de fase, de geplande passeerdatum en per partij wat nog ontbreekt. Ontbreekt bijvoorbeeld de Wwft-beoordeling, dan staat het dossier op rood, met die reden erbij.
U controleert: of de planning klopt en wie de volgende stap zet.

De statuspagina voor een ketenpartner: dossiernummer, fase, geplande passeerdatum, voortgang en de gevraagde hypotheekstukken met een knop om een bestand te kiezen — Wat een adviseur via de eigen link ziet: voortgang en de gevraagde stukken, zonder inhoud van het dossier. Bekijk het volledige scherm

Stukken van bank, makelaar of adviseur

Uw medewerker: voegt de makelaar, bank of adviseur toe aan het dossier.
Sigillum: vraagt aflosnota, koopovereenkomst of volmacht op zodra het dossier daaraan toe is, en stuurt een herinnering als het stuk uitblijft. De ketenpartner ziet de voortgang via een link, zonder account.
U controleert: of het ontvangen stuk klopt, en bevestigt de ontvangst.

Het invulformulier van een leveringsakte in Sigillum: verkoper, koper, object, koopsom en passeerdatum zijn ingevuld, met onder elk veld de herkomst Uit dossier — Het invulformulier van een leveringsakte. Onder een veld staat waar de waarde vandaan komt. Bekijk het volledige scherm

Een leveringsakte voorbereiden

Uw medewerker: kiest het dossier en het model van uw kantoor, en vult aan wat nog ontbreekt.
Sigillum: vult partijen, object, koopsom en passeerdatum in vanuit het dossier, stelt het volgende repertoriumnummer voor en maakt het concept en de minuut in Word en PDF.
U controleert: de tekst en de gegevens. Vóór het passeren toont Sigillum per dossier wat nog openstaat; een dossier op rood kan pas passeren als de notaris met een reden afwijkt.

Bekijk de rondleiding voor meer schermen, of lees per onderdeel wat Sigillum doet op Modules.

Overstappen

Eerst zien wat er met uw gegevens gebeurt.

Een proef op uw eigen export

U levert een export uit uw huidige pakket aan: relaties, dossiers, documenten, facturen en uren. Wij zetten die om en draaien eerst een proef. Per regel ziet u wat er wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen, en waar iets niet klopt, met de reden erbij. Een planning noemen we pas daarna.

Lees hoe een overstap verloopt

Een demonstratie met een fictief kantoor

In een demonstratie lopen we samen een dossier door dat lijkt op het werk van uw kantoor, met demonstratiegegevens. U ziet de schermen die uw medewerkers gebruiken en kunt uw eigen vragen stellen.

Plan een demo

Nieuwe medewerkers inwerken in hetzelfde systeem.

Sigillum heeft een leeromgeving met leerpaden per rol, oefencasussen, kennistoetsen en een PE-overzicht voor het kantoor. Nieuwe en zij-instromende medewerkers leren zo met de begrippen en schermen waarmee ze straks werken.

Meer over de leeromgeving

Zien hoe een dossier van uw kantoor door Sigillum loopt?

Sigillum zoekt ook kantoren die vanaf het begin meedoen en meebepalen wat er eerst komt. Meld uw kantoor aan.

Plan een demo Bekijk de rondleiding Bekijk de videopresentatie